レッスン時間について

オーストラリアでは、サマータイム（夏時間）が一部地域で実施されています。 特に、サマータイムの切り替え前後**（9月後半と3月後半）**は、学生の住む州や国によって時差が変わるため、授業時間の再確認が必要です。 そのため、日本との時差は以下のように変動します。

サマータイム中（10月第1日曜〜4月第1日曜） → 日本との時差は +2時間（例：日本が午前10時なら、メルボルンは正午）

＊以下、サマータイムを実施する州となります。

ニューサウスウェールズ州（NSW） – シドニー

ビクトリア州（VIC） – メルボルン

タスマニア州（TAS） – ホバート

南オーストラリア州（SA） – アデレード

オーストラリア首都特別地域（ACT） – キャンベラ

標準時間中（4月第1日曜〜10月第1日曜） → 日本との時差は +1時間（例：日本が午前10時なら、メルボルンは午前11時）

＊以下サマータイムを実施しない州です。

クイーンズランド州（QLD） – ブリスベン・ケアンズ

西オーストラリア州（WA） – パース

ノーザンテリトリー（NT） – ダーウィン

カレンダーの初期設定についてのご案内

Japanese Australia のクラスについては、**VIC/NSWタイムゾーン（オーストラリア東部時間）**がカレンダーの初期設定として使用されています。

ご自身のお住まいの地区と時差がある場合は、タイムゾーンの設定変更をおすすめします。profile内より変更できます。また、変更せずにそのままご利用いただくことも可能です。その場合は、以下の点にご注意ください：

ーカレンダー上のすべてのスケジュール、送信されるリマインダーのメールは VIC/NSW（オーストラリア東部時間）で表示されます。

ー日本時間や他のタイムゾーンと混同しないよう、常に時差を意識してご確認ください。

コース内容

Japanese Australia では、学生の受講スタイルに応じて、2つのタイプの会員制度をご用意しています。

1. Weekly membership（時間固定型）

エンロール時に受付で基本の時間のレッスンをスケジュールします。

1. Lesson Passes（都度予約型）

レッスンの予約が受講希望時間の48時間前まで可能となっております。 それ以降の予約リクエストは、システム上お受けしておりません。学生からレッスンリクエストがあった際は、36時間以内に「承認（Accept）」または「辞退（Decline）」のご対応をお願いいたします。

確定したレッスンにつきまして、ご都合により変更をご希望される場合は、原則として1週間前までにご連絡いただけますようお願いいたします。

事前に受付からの情報がある場合、学習者の基本情報は

Note & Communications（共有メモ）ー チームティーチングや引き継ぎなどの目的で、授業に直接関係はないが、共有しておくと望ましい基本情報を記録する欄です。 例：学生の性格・癖、体調、授業外での変化など。 ※学生には共有されません。

Internal Note（スタッフ限定の内部メモ）ー 教師・受付などスタッフ間でのみ共有されるる、学生の欠席連絡、遅刻、特別対応が必要な事項など記入します。

Shared Note（学生と教師で共有）ー 学生と教師が双方で閲覧できる、レッスンに関する情報を記載します。例：その日のレッスン内容、宿題、次回の連絡事項など。 ※メール送信機能もありますので、必要に応じてご活用ください。

トライアルレッスンについて

トライアルレッスンは、前半を模擬授業、後半をカウンセリング的な時間とし、次のような目的で実施します。

■ トライアルの目的

学生にとって：先生の授業スタイルを知るための機会です。

先生にとって：学生のレベルや学ぶ目的を知る機会です。

お互いに「この先生・この学生で続けられそうかどうか」を確認する時間です。

※ふだんのレッスンとは少し違う「おためしレッスン」です。

① 前半：模擬授業（約20〜30分）

あいさつ、自己紹介、かんたんな会話練習などをします。

学生のレベルにあわせて、あいうえおの導入や、基本の文型でも大丈夫です。

できるだけ日本語だけ（直接法）で教えてください。

ただし、どうしても必要なときは、少しだけ英語を使っても大丈夫です。

② 後半：カウンセリング（約10〜15分）

学生の学習歴（どのくらい勉強したか）、日本語を勉強する理由、目標などを聞きます。

その情報をもとに、今後どんなレッスンをするか、かんたんに話し合います。

※ 英語が苦手な先生へ

英語でカウンセリングがむずかしい場合は、模擬授業のみでも大丈夫です。

あとから受付が学生に連絡して、学習目的などを聞くこともできますのでご安心ください。

流れによってはその場で直接エンロールメントフォームのリンクを案内することも効果的です。

＊レッスン後はshaired note を通して詳細と確認をメールします。

トライアルレッスンの内容例

予約が初級 beginnerの場合ー＞自己紹介(簡単なフレーズのみ）＋α（あいうえおの導入）

予約がnon-beginnerの場合ー＞自己紹介(簡単なフレーズのみ）＋みんな日本語の課を念頭にして、質問、会話をし、学生のレベルを見極めます。次の授業でどのあたりから始めるか を決定します。 今後の授業の内容について、学習者の勉強目的や、背景など、どのように進めるか、またどの教科書を使うかなどを確認します。 教科書；「みん日（初級１〜中級２）」→「上級へのとびら」へ行く のが主流ですが、初級前半は学生にやさしい「いっぽにほんごさんぽ 」を使っても良いです。

現在、JAの共有ドライブには以下のような教材がレベル順に整理されており、『みんなの日本語』の進行に沿って活用できる構成となっています：

Handouts（HO）

ラミネート教材

「あいうえお〜初級前半」までのPowerPoint資料（今後も随時追加予定）

特にPowerPointについては、学校として一定の統一感を保つため、基本的に全員にご使用いただく形をお願いしています。ただし、学習者のニーズやご自身の指導スタイルに合わせて、細かい修正やカスタマイズはもちろんOKです！

その際には、編集したファイルを誤って共有ドライブに上書き保存しないようご注意ください。 （※ご自身のマイドライブやPC上などで保存・使用をお願いします）

トライアルレッスン後

トライアルレッスン後は、Shared Note（共有メモ）を通じて、学生宛に簡単なメッセージを送ることを基本としています。 内容としては、レッスンの感想や次回への一言メッセージ、教材案内などが適しています。

このフォローアップメッセージは、学生にとって安心材料となるだけでなく、エンロール率にも大きく影響します。また、Shared Noteの内容は事務側とも共有されるため、今後の対応や引き継ぎの際にも非常に有効です。

私たちとしても、良い授業体験を提供する一環として、教師と、共通の姿勢で対応できればと考えています。

ご協力よろしくお願いいたします。参考として、以下、記入例となります。

XXXXXXsan, Konnichiwa!

(教師からの簡単なコメントを入れます。)

Thank you very much for taking a trial lesson today. You were very quick to understand the content, and I was genuinely impressed! It was a pleasure meeting you, and I hope you enjoyed the session as much as I did.

I'm happy to support you on your Japanese learning journey. Let’s take it step by step together!

（レベルに合わせた内容を以下、記述します。）

【Course Information】 (Beginner Level)

Main Textbook: Minna no Nihongo I Grammar Guide: Minna no Nihongo Grammar Translation & Notes I

In this course, you'll build up your vocabulary and grammar skills based on the textbook. Our lessons focus on output – speaking and applying what you learn – so we recommend preparing before each lesson and reviewing after to make the most of your progress.

【Homework】

Practice hiragana: 👉 Hiragana Practice Link ＜ーclick

Review Minna no Nihongo Lesson 2: – Vocabulary – Grammar structure

【Next lesson】 -Lesson 2 from the textbook (Minna no Nihongo)

【Booking】 The enrolment form can be found here. For more details about booking lessons, please contact the office directly. hello@japaneseaustralia.com.au

【Recommended Learning Plan】

To get the most out of your lessons and feel steady progress, we recommend taking one lesson per week for at least 8 weeks.

If it's difficult to commit to a fixed weekly schedule, we also offer a more flexible option with our Lesson Pass plan, which allows you to book each lesson individually to suit your availability.

（最後になにか会話の中で話題に上がったことや、次回のレッスンにつながる一言などを最後に添えると、より丁寧な印象になります。 たとえば、学生の日本旅行の話や趣味、次回の目標などに軽く触れることで、パーソナルな関係性の構築にもつながります。）

Next time we have a lesson, please tell me about your trip to Japan. :) Thank you, and have a lovely day!

XXXX (教師の名前を入れます。)

授業後の記録・学生に連絡する場合

レッスン後は「Shared Note」にて、以下の情報を簡潔に記録し、振り返りとして学生へ共有しましょう。

今回の授業内容（扱ったトピックや教材など）

宿題の内容

簡単なコメント（例：感想、次回に向けての一言など）

【Shared Note は単なる連絡ツールではなく、以下の3つの役割を担っています】

1, 学生とのコミュニケーションツール 授業後のフォローとして、安心感と継続意欲につながります。

2, 教師間の引き継ぎ・代行時の情報共有 別の講師が授業を担当する際、内容の引き継ぎに役立ちます。

3, 講師ご自身のレッスン記録（業務記録として保管されます） 特に複数の講師が関わる可能性がある学生の場合は、内容を簡潔かつ明確にまとめてください。

操作手順： 授業をクリック > Complete > Shared note > click "send email" > Submit

以下、記入例です。＊Internal noteには授業記録を書く必要はありません。欠席の際の連絡事項など記入します。

パーソナルパネルでファイルを共有する方法

Student > 学生を選択。（選択できない場合は受付に連絡）＞ 一番下にあるFilesの横 Add > 送るファイルを選択

Visible — 参照用のみ。Editable — 学生が上書きしてアップすることができる。

学生さんがどこをみたらいいかわからないようであれば、 こちら を見るように指示してください。ex) Please refer 'How to Receive and Upload Homework PDFs'.

ファイル名で明確にして管理します。 ex) HW due by 20th Dec （宿題１２月２０日まで）

shared note備考欄に「new handout attached in your profile page」などとに書き、send emailにチェックを入れ、ファイルを上げた通知を行います。

宿題ファイルを貼り付ける所に、ボキャブラリーシートも貼り付けることも可能です。 トライアルを除き、学生さんは（lesson passの）最低４回は授業を入れることになるので、２−３課分一度にあげてしまった方が効率がいいでしょう。

Q&A : 学生が宿題を提出する時、こちらのサイトに貼り付けてくれるようにする事は可能ですか？

→ はい、教師がするのと同じ方法で可能です。前記した学生マニュアルに方法が書いてあります。

宿題の提出方法とパーソナルパネルの活用方法

宿題の提出方法には以下の3つの方法があります。どの方法も、学生には答え合わせまで自身で行っていただきます。

1, 授業中に一緒に見直す。

授業時間を利用して、宿題の見直しを行います。

2, Eメールでの事前提出

（教師の業務負担を考慮し、Eメールの共有は推奨していません。） 宿題は授業前に教師が用意している専用のEメールアドレスに送るように指示します。その後、メールでフィードバックを返します。質問がある場合は、次回の授業中に取り上げます。

＞Eメールを共有する場合、「キャンセルやレッスンのリクエストに関して」の手続きをご参照ください。

3, パーソナルパネルでのファイル共有

学生はパーソナルパネルを使用して宿題ファイルをアップロードする事ができます。ただし、ファイル管理が複雑になることを避けるため、ファイル名は日付で統一する事などをお勧めします。また用途を明確するといいです。例えば、パーソナルパネルでは語彙シートのみをアップロードするなどで統一します。必要に応じて、教師が事前にハンドアウトを配布することもできます。また、shared note を使ってお知らせを送り、情報を確認してもらうように促しましょう。

これらの方法を活用して、効率的に学習を進めていきましょう。

学生さんが時間になっても来ない場合

レッスンは欠席扱い（Missed）となります。無欠席の場合は受付へご一報ください。

待っている時間は復習/予習など次の授業までにできる補助教材など何かしら準備する時間に使ってください。30分経っても来ない時点で、必要であれば教材を添付して、Shared noteでフォローアップメッセージを送り（例参照）、ズームを切ります。

Shared noteでフォローアップメッセージ例

As I didn't see you in class today, I uploaded some handouts for today's lesson/for revision in your profile page. Please check them and prepare for the next lesson. Hope you are well and see you soon!

Q&A : 教材の添付は、今日する予定だった（スクリーン図）を送る感じで大丈夫ですか？

→ 今日するはずだった内容のものを全て送る必要はありません。 その理由は、板書だけでは内容を十分理解するのが難しい可能性があること、そしてこの授業が個別のセッションであるため、他の学生に追いつく必要がないからです。代わりに、今までの復習になりそうな問題集の一部や、前回、前々回などで授業内ではやらなかったPWのHOを渡してQAをかく練習などが良いのではないでしょうか。

もし前回までの授業で今回の内容について既に理解している場合は、予定していた問題やプリントワークシートの一部を宿題として提供し、次回の授業でそれを使った演習からスタートするのも良いでしょう。また、感が鋭かったり、自学自習も積極的にする/できるだけ速く速く進めたいタイプの学生であれば、本日使用予定だった板書をPDFで送付し、次回の授業でその確認から入るという方法もあります。

Unused（支払いステータス）の確認方法

学生ファイルから 学生のレッスンの支払いの数値を確認できます。

a)Purchased の数値と Used が同等の場合（＝クレジットなし／請求書在中） ※請求書は毎月中旬に発行、期日は1日。

b)Purchased の数値より Used が 1 上回った場合

・レッスン中に「請求書が届いているか」を確認して、支払いを促します。

・必要であれば受付に報告

c)Purchased の数値より Unused が 2 → 支払い未確認の場合は授業に入らない（キャンセル扱い）

※事前に受付によってキャンセルされる場合もあり。支払い確認後、再度スケジュールされ、リマインダーが送信されます。

Wifiが弱い、遅い、繋がりにくく、レッスンができない場合。

どちらにも落ち度がない場合ーレッスンができない時間分、次回時、その分延長します。別の日に穴埋めする場合はできなかったレッスンはキャンセル扱いとなります。

学生に非がある場合ー次回時延長する必要はありません。（教師の忖度でしても大丈夫。しなくても大丈夫。） 教材を添付、必要であれば、Shared noteにメッセージを書きます。残り時間で、復習・予習など次の授業までにできる補助教材の準備にあててください。

教師に非がある場合 ー 次回時、または別の日に穴埋めします。レッスンはキャンセル扱いとなります。

後日、受付にメールにて状況報告します。

レッスンのリクエストを受けたら

⚠️ 必ず 36時間以内に対応 をお願いします。対応方法は、以下のいずれかになります。

①TWカレンダーの「Respond」から返答（主に Lesson Pass の学生さん対応）

② メールから返答

レッスンがリクエストされると、自動でメールが届きます。 内容をご確認のうえ、ロケーション・日時に間違いがないかをチェックしてください。 修正が必要な場合は、Accept / Decline ボタンを押して更新をお願いします。

③授業中に直接相談があった場合

　その場でスケジュールを調整し、 　→ TW上で変更対応 　→ 学生さんへリマインドを送付

なお、リクエストが先生の勤務可能時間内であり、更新がされていない場合は、受付側で承諾処理を行います。

Main calendar上リクエストされたレッスンをクリック ＞ Respond ＞ (パッケー ジ内容やLocationに間違いがなければ）Accept

拒否する場合は、メッセージに一言コメントを書いて印象を良くしましょう。以下、例です。

Hello __ san,

Unfortunately, the time slot you requested is already taken. Would 4 PM work for you instead? Please simply reply to this email to confirm or request other available times.

Looking forward to hearing from you soon!

教師が時間変更や休みたいときの対応

リスケ・キャンセル・代行について

レッスン変更の際は、キャンセルは最終手段 として、まずは以下の方法で対応してください。どの方法をとるかは、教師と学生との関係性 によって異なります。

⚠️ 変更や休みの連絡は、最低でも一週間前まで にお願いいたします。 なお、連絡は早ければ早いほど助かります。

① 直接学生と話してリスケ・キャンセルを行う

学生と信頼関係があり、やり取りがスムーズな場合は、直接調整をしてください。

新しい日程が決まったら、必ず カレンダーに反映 し、さらに Internal note に「例：6日にリスケ」など一言メモ を残してください。

キャンセルの場合は、請求書の処理が必要なため、必ず受付に一報 をお願いします。

② 受付に代行を依頼する

ご自身でリスケが難しい場合は、受付に連絡し代行教師のお知らせを行います。引き継ぎはすべてTW上で行われます。

＞Note & Communicationsに必要であれば記録をお願いします。ー＞授業に直接関係はないが、共有しておくと望ましい基本情報を記録する欄となっております。

＞授業記録はShaired noteより参照します。

＊ポイント＊

すべては教師と学生の関係性によって対応が変わります。

柔軟に判断しつつ、必ず受付と情報共有をしてください。

学生がキャンセル依頼を受けたときの対応

事前連絡の流れについて

授業前に送信される「レッスンリマインダー」には欠席登録フォームへのリンクが含まれており、学生がそこから欠席登録を行った場合、自動的に担当教師にも通知が届く仕組みになっています。

一方で、学生が直接受付に連絡した場合は、受付側でカレンダー処理を行い、その内容は Internal Note またはメールにて教師へ直接共有されます。

① 学生からのキャンセルの依頼があった時の対応

一週間以上前のお知らせの場合（クラス内） → 振替日程について、まず学生にいくつかご提案ください。 学生によってはキャンセル、または代行希望となる場合もありますので、その際は「受付より後日ご連絡いたします」とお伝えいただき、受付に処理をお任せください。

一週間以内のお知らせの場合（クラス以外） → キャンセルポリシーについて、やさしく、でも明確にお伝えください。原則として「一週間以内のキャンセルは欠席扱い（ミス）」となります。自動メールで欠席確認が取れる仕組みになっているため、メールを共有していない限り、学生から直接このような依頼が来るケースはほとんどありません。

→ ただし、教師と学生の関係や文化的背景もあるため、状況に応じて柔軟な対応が求められる場合もあります。

医療証明書が提出された場合 → 医療証明書が正式に提出された場合は、当日のキャンセルであっても「欠席扱い」ではなく「キャンセル」として処理してください。その上で、学生には 証明書に記載された期間外で、１週間以内にリスケジュールできる権利 が与えられます。 この対応は学生の正当な事情を尊重するための特例です。

→ このルールは、急なキャンセルを防ぎ、計画的な授業運営を守るためのものですが、同時に学生の健康や特別な事情にも配慮するために設けられています。

② キャンセル処理の方法 Main calendar 上で対象のレッスンをクリック Complete > Status を Canceled に変更 Submit を押して完了

③ Internal note への記録 キャンセル時には、受付と情報共有するために Internal note へ理由を必ず記入してください。

学生からのメッセージをコピー＆ペーストする。または、簡単に理由をまとめて直接書きます。

こうすることで情報がスムーズに共有され、必要があれば後日、受付が適切に対応できます。

教師の事前の休み申請

→ 授業内で学生に直接お知らせします。その際、振替授業か代行授業か、決められるものがあれば事前に決定してください。 → その内容を受付へご連絡ください。もし決定が難しい場合は、そのまま受付にお知らせいただければ受付で調整します。

教師の当日の急な休み連絡 → 「Shared Note」を使って学生に直接お知らせしてください。

→ その後、受付にもご連絡ください。

教師が直接TWカレンダー上でレッスン時間を変更する方法

例１：同週であればdragすることでそのまま移動できる。

例２：授業をクリック→complate→cancelled→submit→新しく授業を入れたいところをクリック→edit→内容入力→submit

Emailについて

スケジュールに関するやり取りをメールで行うと時間外業務が増えてしまうため、基本的には推奨しておりません。 学生とのコミュニケーションは、レッスン中、または 時間外であればパーソナルパネルやShared note をご活用ください。

例外的にEメールを共有する場合：

①学生への案内文例

Please note that this email address is for homework submission only. General enquiries may not be monitored here, so thank you for your understanding.

For any future absences, we kindly ask that you use our Absence Form, update your lesson status via the calendar, or let me know directly during the lesson. This helps us stay organised and ensures your request is processed smoothly and without delay.

How to access the Absence Form: You’ll find the Absence Form link in the Reminder email sent before each lesson.

You can also access it at any time via your Personal Panel:

To submit an absence or cancellation, please log in to your Personal Account, then:

１、Go to the Calendar

２、Click on the lesson you’d like to cancel and select the “View” button

３、You should see the option to cancel the lesson there

If the change is made more than one week in advance, it will be registered as a cancelled lesson (not missed).

After that, you can check Sensei’s availability in the calendar (shown on the right-hand side of the calendar) and submit a new lesson request for the time you’d like to reschedule. Once we receive the request, we’ll confirm it on our end.

If the notice is less than one week, you can also use the absence submission form, which you’ll receive by email three days before the lesson. Any message submitted there is sent directly to the teacher at the time.

If you have any further questions, please feel free to contact our admin team directly at: hello@japaneseaustralia.com.au

Thank you very much for your cooperation.

②Emailを共有する際、フッダー（メールの下分に定型分として常にいれる）案内例

Same-Day Cancellations: If you can't make a lesson on the same day, please email me directly at [teacher's email]. Please note, this email address is used only for receiving same-day cancellation notices and may not respond to other inquiries. Remember, this will be recorded as a missed lesson.

Want to Reschedule?： If you’d like to book another lesson on the same day as your missed one, it will be considered as booking a new lesson. You can request this directly through your personal panel.

7-Day Advance Changes: If you need to adjust your schedule at least 7 days in advance, you can either contact admin at hello@japaneseaustralia.com.au or mention it to me directly during your lesson to arrange it for the following week.

Thank you for your understanding and cooperation. If there's anything you're unsure about, just reach out at Hello@japaneseaustralia.com.au.

Best,

報連相

特にオンラインという環境の下、細かい事でもなんでも、学生さんとのやりとりや確認事項などありましたら、遠慮なく受付までご連絡ください。

サービス料金の目安

Click here for more information.

レベル更新申請書はこちらです。自己のスキル向上を実感された際には、このフォームに記入して提出していただくことで、公式な評価としてレベルの見直しを行います。

お給料請求について

月末締め、翌月３日までに請求書を作成してください。メニューバーのinvoiceをクリック、請求期間を設定後、TW上で内容を確認してください。変更があれば、６日までに受付へ連絡をしてください。作成がされていない場合は、６日に受付で作成、処理されます。

請求書確認の仕方 Invoices > click 'View'->詳しくはこちらをご覧ください

納税について。

各自日本で確定申告を行ってください。

支払い方法

https://wise.com/jp/ を使います。 為替変動があります。

例）＄２３X１０コマ＝＄２３０ 振込金額は＄２３０です。

単発でのお休みについて

予約が入っていない時間を、前もってクローズしたい場合は、日にち・週・時間を指定して「Unavailable」に設定（クローズ） することができます。 これにより、特定の日や時間単位 で予約が入らないようにすることが可能です。予約が入っている時間に関しては振替えまたは代行について受付にも連絡をします。

Calendar > Add Unavailability

（添付スクショ１→２→３参照）

1

2

3

注意事項：学生との個人的な契約・接触の禁止について

Japanese Australia（JA）では、在籍学生と教師が、JAを通さずに個人的に契約・授業を行うことを固く禁止しています。

たとえ学生側から直接連絡があった場合でも、JAの授業に関連する内容であれば、必ず受付または管理者までご報告ください。

このルールは、以下の理由から設けられています。

1, 学生・教師双方の安全確保とトラブル防止のため

2, 授業品質や契約内容を適切に管理するため

3, ブランドとしての透明性と信頼性を守るため

万が一、個人間での授業契約や金銭の授受が発覚した場合は、規約違反として、業務停止および契約解除となる可能性があります。重大なケースでは、法的措置の検討も含め対応いたします。

※実際の対応は状況に応じて慎重に判断されますが、この点については全講師共通の認識として徹底をお願いします。

Contractor Code of Conduct & Engagement Policy

This policy applies to all Japanese Australia (JA) contractors engaged to provide Japanese language lessons online. Contractors are not employees of JA; they work on a freelance basis under the terms of their service agreement.

1. Professional Standards

Contractors must deliver lessons in accordance with the Direct Method (target language only, no mediation language unless specifically required).

Contractors are expected to prepare, deliver, and record lessons to a high professional standard, using materials provided by JA as the base reference.

Contractors should manage classes in a way that supports learning outcomes, ensures respectful communication, and maintains a safe and inclusive online environment.

2. Communication & Coordination

Contractors are part of a wider team. While independent, they must collaborate with JA administration and other teachers where necessary.

Contractors should use Note & Communications, Internal Notes, and Shared Notes appropriately to support continuity of teaching and smooth handover in substitute or team-taught classes.

Contractors are required to notify JA administration promptly of absences, cancellations, or changes to lesson arrangements.

3. Scheduling & Cancellations

Lesson Requests Students may request lessons up to 48 hours before the scheduled start time. Contractors are expected to review these requests and accept or decline within 36 hours.

Confirmed Lessons Once a lesson is confirmed, contractors are responsible for delivering it as scheduled. If a change becomes necessary, contractors must give at least one week’s notice.

Availability Contractors should regularly update their availability/unavailability in the scheduling system to ensure accurate booking.

Student Cancellations

Standard: Student cancellations made within the permitted timeframe will be recorded accordingly.

With Medical Certificate: If a student provides a valid medical certificate, any cancellation (including same-day cancellations) will be treated as a legitimate

4. Student Relations

JA students are registered through the school. Direct personal contracts between contractors and JA students are strictly prohibited.

If a student approaches a contractor directly about lessons or payment outside JA, the contractor must inform JA administration immediately.

Breach of this rule may result in termination of the service agreement. Serious breaches may lead to legal action where appropriate.

5. Use of Materials & Intellectual Property

Contractors may use JA-provided teaching resources (e.g., PowerPoint slides, handouts, online drives).

Modifications for personal teaching style are acceptable, but contractors must not re-upload altered materials into JA’s shared drive.

All JA-provided materials remain the property of JA and are to be used only for lessons taught through JA.

6. Record-Keeping & Lesson Notes

Contractors must complete Shared Notes after each lesson, including:

Topics covered

Homework assigned

Simple feedback or next steps

Shared Notes also act as lesson records for substitute teachers and administration.

7. Compliance with Law

Contractors are responsible for their own taxation, superannuation, and insurance obligations under Australian law (or their country of residence, if outside Australia).

If registered for GST in Australia, invoices must be issued accordingly. If not registered, invoices must not include GST.

Contractors must ensure compliance with visa and work rights regulations where applicable.

8. Termination of Agreement

JA reserves the right to end a contractor’s engagement if they:

Consistently fail to meet professional standards.

Breach the prohibition on private arrangements with students.

Fail to communicate adequately with administration.

Notice Periods

Contractors are required to provide a minimum of three (3) weeks’ written notice if they wish to terminate their agreement with JA.

JA may also terminate the agreement in accordance with the notice periods specified in the individual contractor agreement.

This ensures sufficient time for lesson transitions, student arrangements, and continuity of service.